5 việc bạn cần chuẩn bị khi muốn chuyển văn phòng

thue-van-phong

Để công việc chuyển đổi văn phòng diễn ra được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm được thời gian cũng như công sức, giúp bạn sớm trở lại với công việc của mình. Vậy bạn cần chuẩn bị những gì cho việc chuyển văn phòng. Hãy để Mizuland giúp việc chuyển đổi văn phòng của bạn trở nên đơn giản hơn nhé!

1.Lên kế hoạch chuyển văn phòng.

van-phong-4

Sau khi đã xác định được vị trí văn phòng để đặt trụ sở mới. Để việc chuyển văn phòng được nhanh chóng bạn cần phải có một kế hoạch càng chi tiết càng tốt. Vậy tại sao lại cần phải lên kế hoạch chi tiết? Việc này sẽ giúp bạn biết cũng như hình dung ra được những việc mình cần phải làm, phân công cho các nhân viên để có thể trợ giúpbạn khi cần nhờ đó giúp bạn lường trước được những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển, dọn để có thể xử lý được tốt nhất khi cần.

Dưới đây là một số nội dung mà bạn cần có trong bảng kế hoạch:

-Thiết kế và trang trí nội thất.

-Mua sắm thêm hoặc thay thế các nội thất đã cũ.

-Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ liên quan.

-Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).

2.Ấn định thời gian chuyển văn phòng.

Hãy xem lại bảng Hợp đồng thuê văn phòng trước của công ty để biết chính xác thời gian chấm dứt của Hợp đồng. Nhờ đó bạn có thể lựa chọn được khoảng thời gian tốt nhất cho việc di chuyển. Nên chuyển văn phòng vào những ngày mà công ty bạn không làm việc để tránh việc ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

3.Sắp xếp các vật dụng cần chuyển dọn.

chuyen-van-phong

Mặc dù các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ thùng – hộp giấy để chứa hồ sơ tuy nhiên để tốn ít thời gian nhất bạn nên có sự chuẩn bị cho việc này. Thùng caton được xem là một vật dụng không thể thiếu đối với bất cứ ai khi muốn di chuyển đồ đạc. Bạn cần chuẩn bị một số lượng thùng nhất định cho các phòng ban và nhân viên của mình.

Hãy để cho từng cá nhân tự sắp sếp đồ dùng của mình để tránh việc nhầm lẫn và mất mát khi vận chuyển.

Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị thêm mút xốp và băng keo cho việc vận chuyển máy móc, vật dụng tránh bị va đập, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.

4.Dự trù chi phí cho việc chuyển văn phòng.

Sau khi đã xây dựng xong kế hoạch chuyển văn phòng, theo đó hãy dự trù khoảng chi phí mà bạn cần bỏ ra. Bạn có thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyên văn phòng trọn gói để có thể tính toán khoản chi phí đó.

Những chi phí cần có khi chuyển văn phòng:

– Xe vận chuyển.

– Số lượng đồ dùng cần chuyển.

– Khoảng cách giữa 2 văn phòng. văn phòng cho thuê

5.Hoàn trả mặt bằng, thanh lý Hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Trước khi chuyển văn phòng 1 tháng, bạn nhớ thông báo với chủ tòa nhà và hoàn trả mặt bằng đúng thời gian quy định, có sự xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này nhé.

Xem thêm các bài viết hay về văn phòng tại đây:

Những lợi ích khi đặt trụ sở công ty ở các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp.

10 điều cần biết để thương lượng về giá và chi phí thuê văn phòng

7 cách để nhân viên của bạn yêu thích nơi làm việc hơn