Với kinh nghiệm 6 năm trong lĩnh vực tư vấn văn phòng cho thuê, đội ngũ chúng tôi đã giúp khách hàng giải quyết hàng trăm vấn đề liên quan đến quá trình thuê văn phòng. Trong quá trình đó, Mizuland đã đúc kết ra một số lưu ý được tổng hợp như dưới đây. Để tránh các lỗi khi thuê văn phòng, các chủ doanh nghiệp phải chú ý những điểm sau để quá trình được diễn ra suôn sẻ.
1. Cụ thể hóa nhu cầu thuê văn phòng
Doanh nghiệp càng chi tiết nhu cầu thuê thì sẽ càng nhanh chóng tìm kiếm được văn phòng phù hợp. Tránh việc tốn thời gian khi phải xem xét nhiều văn phòng không phù hợp với công ty. Một số tiêu chí cơ bản để doanh nghiệp có thể tìm được văn phù hợp như khu vực thuê, diện tích, giá thuê dự kiến, giờ làm việc, …
Cần phải biết ưu tiên những tiêu chí thuê văn phòng để biết được đâu là yếu tố quyết định, đâu là yếu tố có thể bỏ qua hoặc tìm giải pháp thay thế. Ví dụ yêu cầu thuê của bạn là văn phòng làm việc cho công ty công nghệ thông tin. Có làm việc ngoài giờ hành chính, địa điểm phù hợp xây dựng thương hiệu. Nếu doanh nghiệp ưu tiên tiêu chí làm ngoài giờ thì nên chọn những tòa nhà cho phép làm việc 24/24 hoặc miễn phí làm việc ngoài giờ. Còn nếu doanh nghiệp ưu tiên địa điểm xây dựng thương hiệu tốt có thể cân nhắc các tòa nhà có cơ sở vật chất tốt, nằm trên trục đường chính. Có thể thu phí ngoài giờ nhưng trong ngân sách dự kiến của công ty.
2. Mong muốn phù hợp với khả năng chi trả
Chi phí thuê văn phòng gồm nhiều loại chi phí ngoài giá thuê, nếu ngân sách của công ty bạn là 20 triệu/tháng. Thì bạn nên chọn những văn phòng có giá thuê từ 15 triệu/ tháng đến 18 triệu/ tháng. Vì ngoài chi phí thuê còn có chi phí điện, nước, chi phí quản lý, giữ xe. Nếu tính toán không cẩn thận sẽ làm tăng chi phí dự kiến của công ty. Chưa kể đến tỷ lệ trượt giá của văn phòng thường nằm trong khoảng 10%/ năm. Từ đó cũng làm tăng chi phí thuê văn phòng dự kiến của doanh nghiệp.
3. Dự trù tốc độ tăng trưởng nhân sự
Hợp đồng thuê thường có hợp đồng từ 1 năm đến 5 năm. Nên doanh nghiệp thuê văn phòng phải xét đến trường hợp thay đổi nhân sự, từ đó dự trù diện tích văn phòng. Để nếu số lượng nhân sự tăng lên đột ngột, quá tải với diện tích văn phòng thì doanh nghiệp có thể phải di chuyển văn phòng trước khi thời hạn hợp đồng kết thúc. Điều này có thể khiến doanh nghiệp không những phải tốn chi phí để setup và di chuyển đến văn phòng mới. Mà còn chịu chi phí tổn thất liên quan đến việc vi phạm hợp đồng. Hoặc phải tìm kiếm một đơn vị khác để chuyển nhượng hợp đồng.
4. Xem xét các loại chi phí khi thuê
Ngoài chi phí thuê và chi phí dịch vụ được xem như là 2 loại chi phí cố định khi thuê văn phòng thì còn có các khoản chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng như chi phí điện, nước, chi phí giữ xe, phí tăng ca và chi phí chi trả một lần như phí dịch vụ trong thời gian thi công văn phòng. Chủ doanh nghiệp phải làm rõ tất cả các loại chi phí thuê để dự tính được ngân sách chi trả cho việc thuê văn phòng được sát sao nhất.
Xem thêm: 13 chi phí thuê văn phòng cần chú ý.
5. Quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên
Giá thuê và địa điểm rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nhưng chủ doanh nghiệp cần quan tâm đến không gian làm việc của nhân viên. Không nên thuê diện tích chỉ dựa trên số lượng nhân sự mà nên quan tâm thêm về không gian làm phòng họp, Pantry, khu vực tiếp khách,…
Ngoài ra, vị trí và không gian văn phòng còn có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng hình ảnh thương hiệu. Hiệu suất làm việc của nhân viên và sự gắn bó của nhân viên. Doanh nghiệp có thể cân nhắc khoảng cách di chuyển của nhân viên đến chỗ làm để chọn vị trí văn phòng phù hợp.
6. Đo lại diện tích trước khi tiến hành ký kết hợp đồng
Số tiền thuê được tính dựa trên số m2 nên doanh nghiệp nên đo lại diện tích thuê trước khi đặt bút ký hợp đồng. Một số tòa nhà tính diện tích thuê bao gồm diện tích sử dụng và diện tích khu vực vệ sinh chung ngoài diện tích. Doanh nghiệp cần làm rõ điều này để tránh mất thêm phần chi phí diện tích không sử dụng.
7. Chọn đối tác thi công nội thất
Công ty nên tìm kiếm đơn vị thi công ngay từ lúc bạn đang cân nhắc văn phòng. Họ có thể lên layout 2D, giúp bạn hình dung sơ cách bố trí văn phòng sao cho hợp lý với công năng sử dụng. Bên thi công nội thất cũng giúp bạn đánh giá được hiện trạng văn phòng. Giúp bạn đánh giá cơ sở vật chất trong giai đoạn bàn giao mặt bằng với bên tòa nhà trước khi bắt tay vào thi công thiết kế. Vì vậy bạn phải chọn được đơn vị thiết kế sớm để có thời gian đánh giá, hoặc lựa chọn các phương án khác khi cơ sở vật chất tòa nhà không đạt yêu cầu của bạn.
Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ tư vấn thuê văn phòng của Mizuland, chúng tôi cung cấp dịch vụ free thiết kế 2D. Cung cấp list đối tác chiến lược có kinh nghiệm về thiết kế nội thất để khách hàng lựa chọn.
8. Kiểm tra kỹ hợp đồng
Đối với hợp đồng thuê có rất nhiều điều khoản cần lưu ý ngoài giá thuê và diện tích thuê. Bạn cần phải đọc kỹ hợp đồng hoặc nhờ một bên thứ 3 tư vấn để hiểu rõ về các điều khoản trong hợp đồng từ điều kiện thanh toán. Các ràng buộc giữa bên thuê và bên cho thuê, quyền và nghĩa vụ của 2 bên,… để tránh vi phạm hợp đồng và đảm bảo quyền lợi cho bên thuê.
9. Những điều khoản về thanh toán và tiền tệ
Hầu hết giá chào thuê văn phòng đều chào bằng tiền USD. Bởi vậy quý khách cần lưu ý quy định giá thuê văn phòng đều đang được chào thuê bằng loại hình tiền tệ nào, tỷ giá hiện tại là bao nhiêu vì giá tiền sẽ có sự biến động. Khi ký hợp đồng thì đơn vị tiền tệ dùng để ký hợp đồng là quy đổi theo tiền VNĐ và giữ cố định hay có điều chỉnh giá thuê theo tỷ giá?
10. Lưu ý về yếu tố pháp lý trong hợp đồng thuê
Bên thuê cần xác định rõ vai trò của bên thuê đối với tài sản được thuê. Vì bên cho thuê có thể là chủ sở hữu căn nhà, người thuê sau đó cho thuê lại.
Trong trường hợp bên cho thuê là chủ sở hữu tài sản thuê thì bạn phải quan tâm chủ thể ký hợp đồng là cá nhân hay công ty. Vì điều này sẽ ảnh hưởng đến việc bạn có được khấu trừ 10% thuế VAT hay không. Nếu chủ thể ký hợp đồng là cá nhân thì Bên thuê phải làm rõ ai là người chịu thuế VAT, và thuế TNDN.
Trong trường hợp Bên cho thuê là người thuê và cho thuê lại thì Bên cho thuê phải được sự đồng ý của chủ tài sản hoặc bên cho thuê phải có ngành nghề kinh doanh Bất động sản và được nêu rõ điều này trong hợp đồng. Ngoài ra, bạn phải quan tâm thời hạn hợp đồng giữa bên cho thuê lại với bên chủ bất động sản còn thời hạn trong khoảng thời gian bạn thuê không.
Về Mizuland
Với kinh nghiệm 6 năm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng. Chúng tôi hiểu rất rõ khách hàng cần gì và nên tư vấn như thế nào cho khách hàng. Giúp khách hàng review hợp đồng kỹ lưỡng, tìm đơn vị vận chuyển, kho tạm, test fit văn phòng… Để khách hàng có thể an tâm đặt nền móng phát triển cho doanh nghiệp.
Trên đây là những lưu ý thường gặp trong khi thuê văn phòng, ngoài ra còn rất nhiều lưu ý khác mà mỗi doanh nghiệp với những ngành nghề khác nhau sẽ gặp những vấn đề khác nhau. Liên hệ ngay chúng tôi hôm nay để việc thuê văn phòng không còn là nỗi lo của bạn.
