Khi tìm thuê văn phòng, bạn thường được chủ nhà hoặc môi giới cung cấp thông tin giá thuê một tháng. Tuy nhiên, đó mới chỉ là một trong nhiều khoảng chi phí bạn cần bỏ ra để vận hành văn phòng. Hãy cùng Mizuland tìm hiểu chi tiết từng loại chi phí thuê văn phòng Đà Nẵng để biết tất tần tật số tiền bạn cần phải trả là bao nhiêu khi vận hành văn phòng.
Chi phí thuê văn phòng là gì? Gồm những chi phí nào?
Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí bạn cần phải chi ra khi thuê một văn phòng làm việc. Chi phí này không chỉ giới hạn ở tiền thuê mà còn bảo gồm tất cả các chi phí khác để văn phòng được vận hành trơn tru.
Chi phí thuê văn phòng thường được phân theo 4 nhóm chính:
- Chi phí thuê văn phòng cố định: tiền thuê văn phòng, phí dịch vụ vận hành văn phòng và thuế VAT.
- Chi phí biến đổi (khoản này thay đổi theo thực tế sử dụng): tiền điện, nước, điện điều hòa, chỗ giữ xe, phí làm ngoài giờ.
- Chi phí bất thường: Phí làm ngoài giờ
- Chi phí chi trả 1 lần duy nhất: chi phí tiền điện và phí dịch vụ trong thời gian setup văn phòng, chi phí hoàn trả mặt bằng, tiền đóng bảo hiểm văn phòng.
- Chi phí ảnh hưởng bởi hợp đồng: phí trượt giá, phí khi tỷ giá tiền thay đổi.
- Các chi phí khác: Chi phí bảo hiểm
a. Nhóm 1 – Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản chi phí thường xuyên và không thay đổi theo thời gian. Bất kể doanh nghiệp sử dụng văn phòng nhiều hay ít.
1.Tiền thuê văn phòng
Tiền thuê văn phòng hay giá thuê được các chủ nhà rao thường được tính theo m2/tháng. Hoặc giá thuê nguyên sàn, nguyên tòa tùy theo đặc điểm tòa nhà và cách tính của chủ nhà. Đây là khoản chi phí lớn nhất cần bỏ ra khi đi thuê văn phòng.
Khoản tiền thuê này thường được thanh toán theo quý hoặc năm, đi kèm cùng với tiền cọc và thời hạn thuê tối thiểu tùy theo thương lượng hợp đồng của hai bên.
Ở Đà Nẵng, văn phòng trong tòa nhà cho thuê thường là: thời hạn hợp đồng tối thiểu 2 năm, cọc 3 tháng, thanh toán 3 tháng. Vậy là khi đặt tay ký hợp đồng, bạn cần phải đóng tối thiểu 6 tháng tiền thuê văn phòng.
2. Tiền phí dịch vụ
Phí dịch vụ này là phí vận hành tòa nhà, chỉ thuê văn phòng trong các tòa nhà văn phòng mới phải trả. Tùy theo tòa nhà mà phí dịch vụ được tính riêng hoặc được tính chung trong giá thuê luôn. Hiện nay, phí dịch vụ ở Đà Nẵng đang nằm giá khoảng 3usd/m2/tháng đến 5usd/m2/tháng.
Trong phí dịch vụ bao gồm: phí vệ sinh khu vực chung, phí bảo dưỡng trang thiết bị trong tòa nhà, phí thuê bảo vệ 24/7, lễ tân, chi phí máy phát điện, tùy tòa nhà có thể bao gồm cả chi phí điện điều hòa trong giờ làm việc.
3. Tiền thuế VAT
Khoản tiền thuế VAT 10% cần đóng theo quy định của nhà nước. Tại Đà Nẵng có một số tòa nhà rao cho thuê với giá đã bao gồm cả tiền thuê, phí dịch vụ và thuế VAT. Và một số tòa thì tách lẻ ra để báo giá, nên bạn cần hỏi kỹ khoản này trước khi đưa sản phẩm vào file sàng lọc thông tin tòa nhà.
Thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo công thức sau:
Thuế VAT = Giá thuê văn phòng * Thuế suất VAT
b) Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng
Nhóm chi phí này bao gồm các khoản chi phí phát sinh dựa trên mức độ sử dụng thực tế của văn phòng. Các khoản chi phí này có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
4. Tiền điện sử dụng
Hầu hết các tòa nhà tại Đà Nẵng đều có công tơ riêng tính tiền điện theo giá nhà nước. Một số tòa khác quy định mức giá riêng nhưng cũng dao động ở mức 3500 VND/Kwh đến 4500 VND/Kwh. Tiền này thì công ty bạn dùng bao nhiêu thì tính bấy nhiêu.
5. Tiền nước sử dụng
Đơn giá tiền nước sử dụng tại Đà Nẵng thường được miễn phí với phần lớn tòa nhà văn phòng. Phần còn lại sẽ tính theo đầu người ( 20 đến 30 nghìn đồng/người), hoặc tính 200 đến 300 nghìn/tháng cho cả diện tích thuê, hoặc nếu có đồng hồ nước riêng thì tính theo số khối nước mà bạn sử dụng.
6. Tiền điện điều hòa
Phần tiền này hơi đa dạng cách tính. Có một số ít tòa nhà hạng A và B tại Đà Nẵng tính tiền điện điều hoà trong giờ làm việc đã bao gồm trong phí dịch vụ rồi. Khi làm thêm ngoài giờ thì tiền điện điều hòa sẽ được tính thêm riêng.
Tuy nhiên, hầu hết các tòa nhà sẽ tính riêng tiền điện điều hòa ra. Tùy từng tòa sẽ có những quy định khác nhau. Trả tiền theo công tơ điện (chi phí bình quân thường là 1usd – 1,15usd/m2/tháng tùy thuộc vào thời gian sử dụng, loại và độ cũ mới của điều hòa). Hoặc trả tiền theo số máy điều hòa trong khu vực thuê. (Ví dụ: Tòa nhà quy định tiền điện cho 1 máy điều hòa là 1,7 triệu đồng, trong khu vực bạn thuê có 5 máy. Tổng tiền điện điều hòa bạn cần trả trong 1 tháng sử dụng là 8,5 triệu đồng).
7. Chi phí cho chỗ đỗ xe máy, xe ô tô
Hầu hết các tòa nhà tại Đà Nẵng đều có chính sách miễn phí chỗ đậu xe cho 1 xe máy với 10m2 diện tích thuê. Còn số lượng còn lại phải trả phí.
Ví dụ: bạn thuê 200m2 văn phòng cho 40 người sử dụng, có 40 chiếc xe. Bạn sẽ được miễn phí 20 chỗ đậu xe máy. 20 chiếc xe còn lại bạn cần trả phí cho tòa nhà (thường dao động từ 100 đến 200 nghìn/xe máy/tháng tùy tòa nhà).
Ngoài chi phí đỗ xe thì quy mô bãi đỗ xe cũng là một yếu tố rất quan trọng bạn cần phải lưu tâm. Vì không phải bạn có bao nhiêu xe thì thuê bấy nhiêu chỗ, miễn bạn chỉ cần trả tiền thuê chỗ là được. Tùy theo tòa nhà sẽ có những quy mô bãi xe lớn nhỏ khác nhau mà giới hạn số lượng người cho từng diện tích thuê.
c) Nhóm 3 – Chi phí bất thường
Ngoài các chi phí cố định và biến đổi, doanh nghiệp cần lưu ý đến các chi phí bất thường khi thuê văn phòng. Các chi phí này có thể phát sinh do nhu cầu thay đổi hoặc các sự kiện bất ngờ.
8. Phí làm ngoài giờ
Mỗi tòa nhà có một quy định giờ hoạt động riêng. Tại Đà Nẵng, hầu hết đều có giờ làm việc từ 7 giờ sáng đến 6 giờ tối thứ 2 đến thứ 6, thứ 7 làm việc từ 7 giờ sáng đến 12 giờ trưa. Nếu bạn cần làm việc ngoài khung giờ này, bạn cần phải trả chi phí làm việc ngoài giờ. Khoản phí này thường được dùng để chi trả vào tiền điện thang máy, điện khu vực công cộng, lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành (nhân viên an ninh,…).
Chi phí làm thêm ngoài giờ thường được tính theo 2 cách. Tính theo số giờ sử dụng (tính theo m2/giờ hoặc tính theo người/giờ) hoặc tính theo ngày sử dụng.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:
- Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
- Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0.02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
- Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70m2 tùy loại thiết bị.
Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
d) Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
Các chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê thường liên quan đến việc thiết lập văn phòng ban đầu hoặc chấm dứt hợp đồng thuê.
9. Tiền điện và phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Khi thuê văn phòng, chủ tòa nhà sẽ Free tiền văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định để bạn setup nội thất văn phòng. Dao động từ 7 đến 30 ngày tùy tòa nhà.
Lúc này bạn vẫn phải trả tiền điện, tiền nước sử dụng và phí dịch vụ (nếu có). Chứ không phải được Free 100%.
10. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Bên Thuê có trách nhiệm sửa chữa tất cả hư hỏng có khả năng xảy ra bên trong Diện tích thuê về đúng hiện trạng ban đầu bằng chi phí riêng của mình.
Vào ngày hết hạn của Hợp đồng hoặc vào ngày chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, Bên Thuê có trách nhiệm bàn giao lại toàn bộ Diện tích thuê cho Bên Cho Thuê trong tình trạng tốt (trừ những hao mòn thông thường) và chuyển đi toàn bộ tài sản cố định. Thiết bị nội thất và các đồ vật có thể chuyển dời khác của Bên Thuê bằng chi phí riêng của Bên Thuê. Và trả lại Diện tích thuê cho Bên Cho Thuê đúng hiện trạng ban đầu khi mới bàn giao (trừ khi được Bên Cho Thuê đồng ý khác đi).
e) Nhóm 5 – Quy định trong hợp đồng có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả. Các quy định trong hợp đồng có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng.
11. Chi phí thuê văn phòng thay đổi theo năm
Chi phí thuê văn phòng thay đổi sau 1 hoặc 2 năm thuê (hay còn gọi là tỷ lệ trượt giá). Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 3 năm, sau 1 đến 2 năm giá thuê văn phòng sẽ tăng từ 7% đến 15% tùy hợp đồng lúc thương lượng. Điều này cần ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp về sau
12.Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá tiền thuê
Hầu hết các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp ở Đà Nẵng đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng. Lúc này, một số tòa nhà sẽ giữ giá thuê bằng VND trong suốt thời hạn hợp đồng. Nhưng cũng có một số tòa nhà sẽ thêm điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ theo tỷ giá USD hiện hành tại mỗi kỳ thanh toán.
Thêm một vấn đề cần lưu ý nữa đó là bạn cần xác định rõ tỷ giá này sẽ lấy từ ngân hàng nào để tránh tranh chấp trong tương lai.
f) Nhóm 5 – Các chi phí khác
Hợp đồng thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả. Các quy định trong hợp đồng có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng.
13. Chi phí bảo hiểm văn phòng
Bên cạnh những khoản chi phí thuê văn phòng thông thường, doanh nghiệp cần lưu ý thêm một khoản đầu tư quan trọng khác, đó là bảo hiểm tài sản văn phòng. Giả sử, nếu xảy ra hỏa hoạn và thiệt hại toàn bộ tài sản trong văn phòng, bảo hiểm sẽ giúp doanh nghiệp bồi thường một phần hoặc toàn bộ số tiền thiệt hại, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phục hồi hoạt động kinh doanh.
Dưới đây là những loại bảo hiểm văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo và cân nhắc tham gia:
- Bảo hiểm tài sản văn phòng
- Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
- Bảo hiểm tiền
- Bảo hiểm trách nhiệm cộng đồng
- Bảo hiểm trách nhiệm người thuê
Việc đầu tư vào bảo hiểm văn phòng là một quyết định thông minh để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước các rủi ro không lường trước.
Đơn vị tư vấn văn phòng cho thuê chuyên nghiệp tại Đà Nẵng?
Như đã nói ở trên, có tới 13 loại chi phí cần biết khi đi thuê văn phòng, mà mỗi văn phòng lại có quy định về chi phí cần trả khác nhau. Chúng sẽ làm bạn bị rối và gặp khó khăn khi muốn thu thập chi tiết nhiều thông tin như vậy. Lúc này, bạn nên tìm đến một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để giúp bạn.
Tại Mizuland, bạn sẽ được gửi báo cáo so sánh chi phí chi tiết của từng tòa nhà đáp ứng được nhu cầu thuê văn phòng của bạn. Bên cạnh đó, Mizuland còn hỗ trợ bạn tính tổng chi phí thuê của từng tòa nhà để bạn dễ so sánh và hỗ trợ bạn xem xét, thương lượng hợp đồng trước khi ký kết.
Với kinh nghiệm 5 năm trong nghề tư vấn văn phòng cho thuê, Mizuland tự tin có đủ kiến thức và kinh nghiệm để giúp bạn “xem kỹ” hợp đồng, tránh những rắc rối phát sinh sau này.
Quan trọng hơn, dịch vụ của Mizuland là hoàn toàn MIỄN PHÍ.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng nhé!
Tham khảo thêm các văn phòng, khách sạn và mặt bằng cho thuê của chúng tôi tại:
| Thuê văn phòng tại đà nẵng | Thuê khách sạn đà nẵng | Thuê mặt bằng tại đà nẵng |
Website: https://mizuland.vn/
