THẾ NÀO LÀ VĂN PHÒNG ẢO? CÔNG DỤNG CỦA VĂN PHÒNG ẢO

Việc đặt văn phòng làm việc trong các toà nhà văn phòng cao cấp là điều mong muốn của mọi doanh nghiệp cũng như các nhân viên văn phòng. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có khả năng tài chính để có thể thuê được những văn phòng tại các tòa nhà cao cấp. Nhằm giải quyết những vấn đề đó, các doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một giải pháp khác – thuê văn phòng ảo.
Vậy thế nào là văn phòng ảo? tính hợp pháp của văn phòng ảo ra sao? Hãy cùng Mizuland tìm hiểu trong bài viết này.

1. Thế nào là văn phòng ảo?

Văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng cho thuê với diện tích 0m2, đi kèm cùng các dịch vụ được cung cấp gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại đại diện, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty.

Hiện nay tại Việt Nam, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo bắt đầu phát triển mạnh. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không cần phải set up văn phòng mà chỉ cần đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó.

Điều đặc biệt là doanh nghiệp không cần phải có nhân viên làm việc thường trực tại văn phòng. Bộ phận nhân sự của bên văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax và các giấy tờ được gửi tới. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được bên văn phòng ảo gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Chi phí của Văn phòng ảo rẻ hơn rất nhiều so với việc thuê văn phòng tại các toà nhà văn phòng cao cấp.

Văn phòng ảo là sự lựa chọn tốt cho một doanh nghiệp vận hành từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ để làm văn phòng đại diện kinh doanh. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống mà vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

2. Tính hợp pháp của văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một thuật ngữ không được quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh ở thực tế.

Luật Doanh nghiệp 2014 đã định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 : doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể ở Điều 43. Theo đó, trụ sở chính của doanh nghiệp:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Trong Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được phép đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể nào kiểm tra được việc doanh nghiệp thực tế có hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể việc cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này.

Như vậy, văn phòng ảo vẫn được coi là hợp pháp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.

3. Văn phòng ảo – giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong thời điểm giá đất leo thang, giá mặt bằng trở thành gánh nặng của doanh nghiệp thì văn phòng ảo trở nên hút khách.Theo sự phát triển của nền kinh tế, ngày nay đội ngũ tri thức trẻ, những người làm việc tự do hay làm việc tại nhà nhưng cần có một địa chỉ đăng ký kinh doanh và thỉnh thoảng cần một nơi tiếp khách hoặc hội họp với đối tác trong và ngoài nước. Văn phòng ảo trở thành giải pháp thông minh cho các cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Dịch vụ văn phòng ảo chính là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý đã lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo để phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty.

Hình thức làm việc này giúp hạn chế tối đa các chi phí phát sinh ngoài nhưng vẫn đem lại hiệu quả công việc và một bộ mặt uy tín cho công ty.

Ngoài ra, các dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ khác như phòng họp, chỗ ngồi làm việc, phòng hội nghị….

Vì thế các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực của mình vào các công việc kinh doanh quan trọng như bán hàng, kĩ thuật, phát triển sản phẩm …. Những việc ít quan trọng như điện thoại, công văn, kê khai thuế đều có thể làm ngoài.

Ngoài ra, khi các doanh nghiệp lớn dần lên và có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty thì vẫn có thể sử dụng văn phòng ảo để làm chi nhánh.

Vì sao nên làm việc với Mizuland khi tìm thuê văn phòng?

Chúng tôi là đối tác của tất cả các tòa nhà văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng, quản lý diện tích gần 100.000 m2 và có những nhân viên chuyên nghiệp thường xuyên túc trực tại các tòa nhà để tư vấn cho khách hàng.
Chúng tôi giúp khách hàng thương lượng được mức giá tốt nhất thông qua kinh nghiệm dày dặn và mối quan hệ rộng với các chủ tòa nhà.
Chúng tôi luôn luôn lắng nghe nhu cầu của từng khách hàng và tìm kiếm cho khách hàng văn phòng cho thuê trong mơ.
Quan trọng hơn, dịch vụ của chúng tôi là hoàn toàn miễn phí và không có bất cứ ràng buộc nào.