Bạn là chủ doanh nghiệp và đang đối diện với việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh? Quy trình này có thể gây ra nhiều bất tiện nếu bạn không nắm rõ các bước cần thiết. Trong bài viết này, Mizuland sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để thực hiện thủ tục đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh một cách thuận lợi và hiệu quả. Bên cạnh đó, nếu bạn đặt vấn đề về việc thuê văn phòng Đà Nẵng, chúng tôi cũng sẽ cung cấp thông tin và lời khuyên hữu ích để giúp bạn tìm kiếm và chọn lựa văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn. Hãy cùng tìm hiểu và thực hiện những bước cần thiết để đổi địa chỉ kinh doanh một cách dễ dàng và nhanh chóng!
1. Quy định về địa chỉ đăng ký kinh doanh
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo các yếu tố địa giới đơn vị hành chính.
- Địa chỉ này bao gồm đầy đủ thông tin về số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh hoặc thay đổi thông tin đăng ký, địa chỉ trụ sở chính cần đi kèm với số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Trong trường hợp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi là trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ sang địa điểm khác.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh mới nhất
Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh có thể được thực hiện theo hai tình huống khác nhau:
Trường hợp 1: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, thành phố, tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh
- Trước hết, bạn cần lập một thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty. Thông báo này cần ghi rõ địa chỉ cũ và địa chỉ mới, cũng như thông tin liên hệ của công ty.
- Nếu công ty có nhiều thành viên (ví dụ như Công ty hợp danh; Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Công ty cổ phần),bạn cần tổ chức một cuộc họp để đưa ra quyết định về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh. Biên bản họp này sẽ ghi lại quyết định và ý kiến đồng thuận của các thành viên.
- Bạn cần cung cấp các giấy tờ chứng minh về địa chỉ mới của công ty, như hóa đơn tiền điện, nước hoặc hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh mới.
- Bắt buộc có giấy uỷ quyền trong trường hợp Đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hay dịch vụ.
- Các văn bản khác có liên quan.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết theo hướng dẫn ở bước 1,bạn trình hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- TH1: nếu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính chưa đúng với yêu cầu bạn cần tiến hành bổ sung và điều chỉnh lại theo hướng dẫn của cán bộ nhân viên.
- TH2: Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định và tiến hành gửi giấy hẹn trả kết quả.
Bước 3: Nhận kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi hoàn thành quy trình nộp hồ sơ, Người Đại diện pháp luật hay người được uỷ quyền nhận kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu tư. Thời gian nhận kết quả sẽ căn cứ vào ngày được ghi trên Giấy hẹn trả kết quả.
- TH1: Trong trường hợp hồ sơ được chấp nhận và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
- TH2: Nếu hồ sơ của bạn không hợp lệ hoặc phát sinh vấn đề khác thì sẽ bị từ chối. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản trả lời cụ thể về nguyên nhân từ chối và hướng dẫn bạn về cách bổ sung, điều chỉnh để hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp
Để cập nhật thông tin mới của doanh nghiệp trên các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý doanh nghiệp. Bạn cần truy cập vào trang web chính thức Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/ để đăng tải bố cáo.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, thành phố, tỉnh
Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế bằng việc thực hiện các thủ tục liên quan tại cơ quan thuế để thông báo về việc chuyển địa điểm kinh doanh.
Bước 1: Làm hồ sơ chốt thuế khi chuyển địa chỉ kinh doanh
Muốn chuyển địa chỉ đăng ký kinh doanh sang quận, huyện hoặc tỉnh/thành phố khác thì phải làm thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới theo quy định về Thuế (nộp mẫu 08-MST tại cơ quan thuế cũ). Sau khi hoàn tất thủ tục thuế, bạn có thể tiến hành thay đổi địa điểm kinh doanh bằng cách làm hồ sơ chuyển đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh của địa phương mới và thông báo về việc thay đổi này.
Bước 2. Hồ sơ chuyển đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh sang quận, huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động doanh nghiệp
- Bản sao hợp lệ của công ty đã thực hiện sửa đổi điều lệ, xác nhận rõ ràng những thay đổi cụ thể.
- Mẫu số 09-MST: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm do cơ quan thuế cấp
- Giấy uỷ quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ.
- Bản sao các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền, để xác nhận tính hợp lệ và quyền hạn của người này trong quá trình thực hiện thay đổi.
Lưu ý: Trong thủ tục thay đổi địa chỉ theo từng loại hình công ty, nếu là:
- Công ty TNHH một thành viên: chỉ cần quyết định của chủ sở hữu
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: cần có biên bản họp hội đồng thành viên, có quyết định từ hội đồng thành viên và danh sách thành viên của công ty.
- Công ty cổ phần: cần có biên bản họp hội đồng cổ đông và quyết định từ hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, đi kèm với đó là danh sách cổ đông sáng lập của công ty.
Bước 3: Thủ tục chuyển địa chỉ kinh doanh sang quận, huyện, tỉnh/thành phố khác
Sau khi có đầy đủ hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp gửi thông báo và hồ sơ phía trên đến Phòng đăng ký kinh doanh – nơi đặt trụ sở mới hoặc nộp hồ sơ qua mạng điện tử. Nội dung gồm:
- Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp và mã số thuế);
- Địa chỉ trụ sở chính mới mà doanh nghiệp dự định chuyển đến
- Thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm họ tên, số CMND/hộ chiếu/chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị Định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ thường trú và chữ ký.
Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
3. Sau khi thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty cần làm những gì?
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty, cần thực hiện một số bước quan trọng sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
- Thông báo thay đổi địa chỉ: Cần thông báo cho các cơ quan có thẩm quyền và đối tác kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ của công ty. Điều này có thể bao gồm việc cập nhật thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh, các bộ phận thuế, BHXH, và các đối tác thương mại khác.
- Cập nhật hồ sơ pháp lý: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu pháp lý, bao gồm giấy phép KD, HĐLĐ và các văn bản liên quan khác đều được cập nhật với địa chỉ mới.
- Thay đổi thông tin trên các tài liệu nội bộ: Cập nhật địa chỉ mới trên tất cả các văn bản nội bộ, bao gồm tài liệu về nhân sự, tài chính và quản lý.
- Thay đổi thông tin trên trang web và tài liệu tiếp thị: Cập nhật địa chỉ mới trên trang web của công ty, tài liệu tiếp thị, danh thiếp, …để đảm bảo rằng khách hàng và đối tác có thông tin chính xác.
- Cập nhật thông tin liên lạc: Đảm bảo rằng thông tin liên lạc mới đã được cập nhật trên tất cả các kênh, bao gồm email, SĐT, địa chỉ thư từ để người dùng và đối tác có thể liên lạc một cách dễ dàng.
- Xem xét hợp đồng thuê mặt bằng mới: Nếu việc thay đổi địa chỉ cũng đi kèm với việc chuyển đến một vị trí văn phòng mới, cần xem xét hợp đồng thuê mặt bằng mới và tiến hành các thủ tục liên quan đến việc di chuyển và cập nhật.
Hy vọng với những thông tin do Mizuland tổng hợp ở trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp khi tìm hiểu về thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh. Đừng quên theo dõi Mizuland để không bỏ lỡ những thông tin cập nhật mới nhất ngay từ hôm nay nhé.
