Việc tìm thuê văn phòng tại Đà Nẵng – một thành phố đang phát triển mạnh mẽ về kinh tế và du lịch – là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp và startup. Với hạ tầng hiện đại, môi trường làm việc chuyên nghiệp và nhiều lựa chọn đa dạng. Đà Nẵng đang trở thành điểm đến lý tưởng cho các công ty muốn mở rộng hoặc khởi đầu tại đây. Tuy nhiên, quá trình tìm thuê văn phòng phù hợp không hề đơn giản.Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những kinh nghiệm thực tế khi tìm thuê văn phòng tại Đà Nẵng. Những mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và chọn được không gian làm việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Hãy cùng khám phá cách tìm văn phòng tại Đà Nẵng hiệu quả và đúng với nhu cầu của bạn!
1. Xác định nhu cầu trước khi tìm thuê văn phòng
Xác định rõ nhu cầu là bước đầu tiên giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng tìm được văn phòng phù hợp. Dưới đây là một số yếu tố cơ bản cần lưu ý khi lựa chọn văn phòng:
- Vị trí: Ưu tiên văn phòng ở khu vực có kết nối giao thông tốt dễ dàng tiếp cận cho cả nhân viên và khách hàng.
- Diện tích: Đảm bảo diện tích phù hợp với quy mô công ty hiện tại và có thể mở rộng trong tương lai gần. Mang đến không gian làm việc thoải mái và tiện nghi cho đội ngũ.
- Giá thuê: Cân nhắc mức giá phù hợp với ngân sách của công ty, đảm bảo khả năng chi trả trong thời gian dài.
- Thời gian thuê: Xác định thời hạn thuê rõ ràng để tránh những chi phí phát sinh không mong muốn. Đặc biệt khi cần trả văn phòng trước thời hạn.
2. Các phương án thuê văn phòng
Để chọn được giải pháp tối ưu nhất, bạn cần cân nhắc kỹ về khả năng tài chính và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai gần. Dưới đây là một số hình thức thuê văn phòng phổ biến hiện nay:
- Thuê văn phòng tại các tòa nhà cao tầng: Đây là lựa chọn phổ biến, mang lại hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Mức giá và diện tích cho loại văn phòng này khá đa dạng, đáp ứng nhu cầu của nhiều phân khúc doanh nghiệp khác nhau.
- Thuê căn hộ văn phòng: Lựa chọn này phù hợp với các công ty nhỏ tầm 4 đến 10 nhân viên, có thể kết hợp làm nơi ở và làm việc. Offcitel có diện tích từ 30m2 đến 50m2 trở lên giá thành khá hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Thuê tòa nhà nguyên căn: Những doanh nghiệp thuê nguyên căn mong muốn sự riêng tư, hay muốn phát triển nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Ngoài ra, xây dựng nhận diện thương hiện một cách tối ưu nhất để tăng sự nhận diện của khách hàng.
- Thuê văn phòng chia sẻ Coworking Space – Làm việc chung: Coworking Space là không gian làm việc chia sẻ, được thiết kế để tạo ra không gian làm việc chung cho tất cả mọi người, bao gồm nhiều công ty với nhau. Văn phòng sẽ được trang bị đầy đủ nội thất, điều hòa, hệ thống wifi, máy in, máy fax, tivi và các dịch vụ khác của tòa nhà.
- Thuê văn phòng ảo: Đây là hình thức văn phòng đại diện mà trong đó các thông tin giao dịch sẽ chuyển về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng các sở hữu tiện ích như một văn phòng thực tế như: lễ tân, địa chỉ đăng kí kinh doanh, phòng tiếp khách,…
Tìm hiểu thêm: Khám phá các văn phòng Coworking Space tại Đà Nẵng
Tìm hiểu ngay: Các tòa nhà văn phòng nổi bật tại Đà Nẵng
3. Các nguồn tìm kiếm cho thuê:
– Nhờ bạn bè, người thân tìm kiếm giúp.
– Xem thông tin cho thuê văn phòng tại các website, trang rao bán, cho thuê nhà đất tại khu vực mong muốn. Liên hệ với chủ cho thuê và đi xem trực tiếp.
– Thông qua đơn vị môi giới chuyên nghiệp.
4. Khảo sát thực tế đánh giá văn phòng định thuê
Để đảm bảo văn phòng đáp ứng đúng nhu cầu, người thuê nên trực tiếp đến khảo sát thay vì chỉ dựa vào thông tin trên mạng hoặc từ môi giới. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần chú ý khi đánh giá văn phòng thực tế:
- Diện tích thuê: Người thuê cần đo đạc kỹ lưỡng diện tích thực tế để so sánh với thông số trong hợp đồng. Tránh trường hợp diện tích bị chênh lệch, có thể dẫn đến chi phí thuê cao hơn mỗi tháng. Nếu tính trong dài hạn, sự chênh lệch này sẽ là một con số không nhỏ.
- Tình trạng nội thất và tiện nghi: Kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị trong văn phòng như điều hòa, cửa sổ, khu vực vệ sinh, và các tiện nghi khác. Ngoài ra, cần đảm bảo không gian làm việc rộng rãi, ít tiếng ồn và thuận lợi cho bố trí công việc. Nếu có thể, hãy tham khảo ý kiến của những người đã từng thuê văn phòng để có cái nhìn khách quan hơn.
- Hạ tầng, dịch vụ và các chi phí phát sinh:
+ Phí quản lý: Nếu thuê văn phòng trong một tòa nhà, cần nắm rõ phí quản lý bao gồm các chi phí bảo vệ, bảo trì, điện nước, ánh sáng, tiếp tân, và phí để xe.
+ Thang máy: Tìm hiểu về hãng của thang máy, trọng tải tối đa mà thang máy có thể chứa. Thang máy tòa nhà có được bảo dưỡng và bảo trì thương xuyên hay không, để đảm bảo an toàn cho nhân viên và khách hàng.
+ Hệ thống phát điện dự phòng:Trong trường hợp mất điện đột ngột thì phải đảm bảo tòa nhà có hệ thống phát điện dự phòng. Để không gián đoạn, mất mát dữ liệu quan trọng của công ty.
5. Ký kết hợp đồng thuê văn phòng
Để có thể hạn chế hết được những rủi ro không đáng có khi cho thuê nhà làm văn phòng. Bạn cần phải lưu tâm nhiều đến những điều khoảng bên trong hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng. Và những điều khoản này cần phải đòi hỏi có được sự rõ ràng, chi tiết và minh bạch mới đảm bảo được sự rủi ro thấp. Hợp đồng thuê cần được làm rõ một số điều quan trọng như tiền thuê, cọc, thời gian cho thuê,… cụ thể:
- Thông tin rõ ràng của các bên để đảm bảo được đang giao dịch với người sở hữu văn phòng hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Thông tin về tài sản thuê: Diện tích, vị trí,..
- Tiền thuê hàng tháng và các chi phí khác như điện, nước, phí dịch vụ, chỗ gửi xe… Cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng.
- Mức tăng giá (bao lâu thì tăng giá, tăng bao nhiêu %), thời hạn thanh toán (thường theo quý, 6 tháng hoặc 1 năm).
- Số tiền đặt cọc, cọc bao nhiêu tháng: thông thường đặt cọc 3 tháng hoặc tùy thỏa thuận giữa các bên.
- Trách nhiệm sửa chữa nội thất, thiết bị như điều hòa, cửa kính,…sẽ do bên nào chịu trách nhiệm.
- Thời hạn thuê kéo dài trong bao lâu. Mức bồi thường nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn như thế nào?
Hợp đồng nên được công chứng, chứng thực để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên.
