Thị trường cho thuê văn phòng nói chung và cho thuê văn phòng Đà Nẵng nói riêng luôn đa dạng, sôi động, nhiều lựa chọn về tiện nghi, vị trí. Để có được văn phòng ưng ý với mức giá hợp lý, kỹ năng đàm phán hợp đồng rất cần thiết đối với các khách thuê muốn thuê văn phòng. Sau đây, Mizuland sẽ bật mí các bí quyết đàm phán hợp đồng hiệu quả khi đi thuê văn phòng.
Hợp đồng cho thuê văn phòng là gì?
Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản ràng buộc về mặt pháp lý, bao gồm các thỏa thuận về lợi ích, nghĩa vụ và điều khoản được thực hiện giữa hai bên cho thuê và bên thuê. Thỏa thuận này được đàm phán và ký kết giữa hai bên và có sự bảo hộ của pháp luật.
Hợp đồng sẽ có thông tin chi tiết về quyền và trách nhiệm giữa người thuê và cho thuê. Ngoài ra, thời gian hiệu lực, các yêu cầu bổ sung khác đi kèm cũng được nêu rõ trong hợp đồng.
Các thuật ngữ chính của hợp đồng thuê văn phòng
Để đàm phán hợp đồng hiệu quả, bạn cần phải nắm rõ những thuật ngữ chính, quan trọng trong hợp đồng. Từ đó, bạn mới có cơ hội đàm phán về yêu cầu trong hợp đồng nhằm mang đến khoản có lợi nhất cho mình. Sau đây là một số thuật ngữ thông dụng cần lưu ý:
- Giá thuê cơ bản hàng tháng: là một số tiền cố định và thường được tính bằng giá thuê trên mỗi đơn vị diện tích nhân với diện tích thực thuê. Đây là chi phí tối thiểu mà người thuê phải thanh toán hàng tháng.
- Miễn phí/Giảm giá/Chiết khấu Tiền thuê: Các hình thức miễn phí, giảm giá hay chiết khấu tiền thuê đề cập đến một số tháng mà khách hàng được hưởng các quyền lợi này dựa trên những chính sách thúc đẩy bán hàng được công bố công khai từ chủ mặt bằng. Những lợi ích này thường được triển khai vào đầu các kỳ thuê và vào một số thời điểm nhất định trong năm.
- Sử dụng không gian thuê: Điều khoản này xác định rõ quyền lợi của bên thuê và các giới hạn cụ thể, nhằm đảm bảo việc sử dụng không gian thuê nằm trong các điều khoản được thiết lập.
- Chi phí vận hành: Ngoài chi phí thuê cơ bản, các chi phí phát sinh hàng tháng như dịch vụ vệ sinh, chi phí mua sắm, khấu hao trang thiết bị văn phòng, khu vực tiện ích, các dịch vụ quản lý vận hành.. thường được coi là chi phí biến đổi trong quá trình hoạt động và không được bao gồm trong tiền thuê cơ bản.
- Tiền đặt cọc: Là khoản tiền dự phòng khi ký hợp đồng thuê để đảm bảo bù đắp cho những hư hỏng hay thất thoát có thể xảy ra. Hợp đồng cho thuê thường thể hiện thông tin về số tiền và thủ tục hoàn trả tiền đặt cọc.
- Thời hạn thuê văn phòng: Điều khoản thời hạn thuê trong hợp đồng thuê có thẻ giao động linh hoạt giữa các chủ mặt bằng. Một số có hợp đồng thuê hàng tháng trong khi những bên khác có thể ký thuê trong vòng 10 đến 20 năm.
- Tự động gia hạn: Đây là thỏa thuận gia hạn tự động sau khi kết thúc thời gian thuê mà không có ý kiến khác từ các bên trong một khoảng thời gian đã báo trước. Các điều khoản của hợp đồng thuê vẫn tiếp tục được duy trừ trừ khi một trong hai bên đưa ra yêu cầu đàm phán lại các điều khoản thuê.
- Điều chỉnh giá thuê hàng năm: Chủ cho thuê thường dựa vào sự biến động của giá cả thị trường, tỷ lệ lạm phát hoặc các thay đổi tích cực hoặc tiêu cực trên thị trường để điều chỉnh mức giá trong một biên độ nhỏ và được bên thuê chấp nhận.
>>>> Xem thêm: Bí quyết xác định giá trị toà nhà văn phòng
Cách đàm phán hợp đồng thuê văn phòng.
Việc đàm phán hợp đồng cho thuê văn phòng cần cụ thể, chi tiết và rõ ràng. Điều đó giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Đàm phán hợp đồng là cả một nghệ thuật kinh doanh để mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Sau đây là các bước đàm phán hợp đồng hiệu quả:
Bước 1: Đọc và tìm hiểu kỹ các điều khoản quan trọng của hợp đồng thuê. Bạn có thể tham khảo các hợp đồng thuê trong quá khứ hoặc từ kinh nghiệm của người đi trước. Sự tìm hiểu, chuẩn bị là điều cần thiết để hiểu rõ các điều khoản, chi phí, tiền thuê phải trả và các chi tiết khác.
Bước 2 : Khảo sát thị trường – tìm hiểu giá thuê cơ bản trong khu vực, biên độ tăng giá thuê, loại hình thuê, thời hạn thuê, các ưu đãi chung của chủ mặt bằng, bắt đầu tổng hợp thông tin.
Bước 3: Phác thảo các nhu cầu thuê của bạn. Liệt kê các chi tiết yêu cầu để đàm phán với bên cho thuê dựa trên các thông tin bạn đã tổng hợp được.
Bước 4: Soạn thảo văn bản hoặc nội dung gửi qua email doanh nghiệp về các mong muốn được đáp ứng và các điều kiện hiện có, các cam kết khác nếu có thể. Nếu bạn có thể tạo ra lợi thế, đừng bỏ lỡ dù là nhỏ nhất. Sự nỗ lực và kiên trì luôn giúp bạn phát triển kỹ năng, thắt chặt quan hệ và tiết kiệm tiền bạc. Bạn cũng có thể phân tích những cách làm không những mang lại lợi ích cho bạn mà còn cho cả chủ cho thuê.
Bước 5: Tiến hành đàm phán. Bạn và bên thuê sẽ trao đổi cho đến khi nào đạt được sự thống nhất của hai bên.
Bước 6: Tiến hành ký hợp đồng thuê. Để chắc chắn hơn nữa, bạn có thể thuê luật sư để cùng rà soát lại các điều khoản pháp lý của thỏa thuận ở một mức chi phí phải chăng. Sau khi thống nhất hai bên sẽ bắt đầu ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
6 tips đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả
Tìm hiểu kỹ và nắm bắt thông tin thị trường
Trước tiên, bạn cần tìm hiểu về thị trường cho thuê văn phòng. Bạn cần hiểu rõ tổng quan về giá cả nguồn cung cầu của thị trường với sự phát triển của Internet như hiện nay thì điều này dù mất thời gian nhưng không quá khó khăn.
Bên cạnh giá cả, bạn cần chú ý đến phân khúc văn phòng để có thể đưa ra những lựa chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều loại hình văn phòng khác nhau nên chi phí cũng sẽ khác biệt dựa trên tính chất văn phòng.
Tìm kiếm đối tác cung cấp cho thuê văn phòng đáng tin cậy
Tìm kiếm đối tác cung cấp văn phòng rất cần thiết giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và có đa dạng lựa chọn, được tư vấn hợp lý. Mizuland- Đơn vị cho thuê văn phòng Đà Nẵng chuyên nghiệp với dịch vụ tư vấn nhanh chóng, tiện lợi, là đối tác bạn có thể tin tưởng.
Việc đàm phán riêng lẻ cá nhân đôi khi sẽ khó được kết quả như mong muốn. Tuy nhiên, đối tác cung cấp thuê văn phòng dễ dàng thúc đẩy việc đàm phán theo chiều hướng có lợi hơn. Bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn thuê văn phòng tại Mizuland.
Tham khảo và phân tích hợp đồng kỹ càng
Khi phân tích hợp đồng, bạn cần chú ý những điều khoản quan trọng bảo vệ người thuê trước pháp luật. Vì vậy, hãy dành thời gian phân tích các hợp đồng cho thuê bởi thông thường các điệu khoản soạn thảo sẵn sẽ bỏ qua nhiều quyền lợi của người thuê và phớt lờ trách nhiệm của bên cho thuê.
Ký hợp đồng dài hạn 3-5 năm
Việc ký hợp đồng từ 3 đến 5 năm ảnh hưởng rất lớn đến cục diện đàm phán hợp đồng cho thuê. Hầu hết, các chủ cho thuê văn phòng đều mong muốn tỉ lệ lấp đầy lý tưởng ổn định qua nhiều năm. Vì thế họ sẽ ưu tiên nhất định cho các đơn vị thuê ký hợp đồng gia hạn từ 3 đến 5 năm.
Kéo dài thời gian setup
Kéo dài thời gian setup cũng là một trong những cách tiết kiệm thêm chi phí khi thuê văn phòng. Việc đàm phán kéo dài thời gian setup, sửa chữa văn phòng là cần thiết, mang lại lợi ích khi thuê văn phòng.
Thông thường, thời gian được miễn phí tùy thuộc vào diện tích của văn phòng. Văn phòng có diện tích càng lớn thì thời gian setup càng được kéo dài.
Hành động lịch sự trong lười nói và ngoại hình
Một điều quan trọng không kém trong quá trình đàm phán đó chính là thái độ lịch sử và một vẻ ngoài chỉnh chu. Điều này giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng và đây sẽ là một buổi đàm phán thật nghiêm túc và lịch sự. Thông qua đó, buổi đàm phán sẽ diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ hơn.
Qua đây, Mizuland đã chi sẻ bí quyết đàm phán hợp đồng cho thuê văn phòng. Kỹ năng đàm phán hợp đồng không phải là điều dễ dàng mà cần có sự luyện tập, chuẩn bị để mang lại lợi ích cao nhất khi ký kết hợp đồng cho thuê.Ngoài ra, nếu bạn đang đang cần hỗ trợ đàm phán hoặc tìm kiếm văn phòng phù hợp với doanh nghiệp, hãy liên hệ với Mizuland- đơn vị chuyên tư vấn dịch vụ cho thuê văn phòng Đà Nẵng. Theo dõi chúng tôi để cập nhật tin tức mới nhất hằng ngày nhé!
