Một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu cần quan tâm khi thuê văn phòng chính là xác định diện tích thuê văn phòng một cách chính xác. Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cần phải chi trả hàng tháng, vậy nên cần phải cẩn trọng khi xác định diện tích thuê.
Vậy làm thế nào để có thể xác định được diện tích thuê văn phòng chuẩn nhất? Mizuland sẽ gợi ý đến bạn một vài bí kíp sau để ước tính dễ dàng!
Vì sao cần lựa chọn diện tích thuê văn phòng chuẩn?
Không phải ngẫu nhiên mà việc lựa chọn diện tích thuê văn phòng lại luôn là vấn đề khiến các khách thuê/doanh nghiệp đau đầu bởi đây là yếu tố có ảnh hưởng tới cả chi phí lẫn thời gian thuê văn phòng trong tương lai.
Tính toán sai diện tích thuê văn phòng có thể khiến cho doanh nghiệp rơi vào tình huống “tiến thoái lưỡng nan”. Bởi không thể tiếp tục làm việc trong không gian văn phòng quá chật hẹp nhưng cũng không thể chuyển văn phòng mới khi chưa đến thời hạn hợp đồng (nếu chấm dứt hợp đồng trước khi thuê thì phải đền bù, tốn kém chi phí). Chính vì thế tính toán chi phí sao cho chuẩn và phù hợp với quy mô, sự phát triển của doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.
‘Tấc đất tấc vàng” giá thuê các văn phòng chuyên nghiệp không hề rẻ, đặc biệt xét trên khoảng thời gian lâu dài thì việc tính toán diện tích sai, quá lớn sẽ gây lãng phí tạo gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, diện tích văn phòng cũng không thể căn ke chuẩn với quy mô hiện tại của công ty bởi thực tế sự thay đổi, tăng giảm nhân sự cũng là điều đáng quan tâm. Với những doanh nghiệp có xu hướng mở rộng thì cần tính toán tỉ mỉ, tránh tình trạng phải đền bù do chấm dứt hợp đồng sớm với tòa văn phòng cho thuê.
Vậy diện tích văn phòng như thế nào là phù hợp?
Để có thể xác định được chính xác diện tích thuê văn phòng phù hợp thì quý khách thuê văn phòng có thể dựa vào một vài yếu tố sau:
Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp
Đặc điểm doanh nghiệp của bạn là gì? Nhân viên có thường xuyên làm việc tại văn phòng hay không? Hay hầu hết thời gian họ làm việc bên ngoài?
Với nhiều văn phòng thì hầu hết các nhân viên đều ngồi làm việc tại trụ sở với chỗ ngồi cố định, bắt buộc cần một không gian làm việc trong văn phòng công ty. Nhưng cũng có một số đơn vị, do đặc điểm công việc, nhiều nhân viên không ngồi làm việc tại chỗ mà khá cơ động như: công ty vận tải, ship, các doanh nghiệp nhiều sale thường xuyên gặp khách, nhân viên thị trường…Đây là một yếu tố quan trọng để bạn có thể xác định diện tích sao cho phù hợp và tối ưu lợi ích nhất.
Bên cạnh đó tùy vào đặc điểm của doanh nghiệp mà bạn có thể tính toán việc phân chia văn phòng nhỏ hay không? Bởi việc chia phòng thường tốn khá nhiều diện tích và thường chỉ những đơn vị cần tính tập trung và sự bảo mật cao mới áp dụng phương án này như luật, tài chính, kế toán… Hoặc với những công ty có tính cạnh tranh, bảo mật giữa các đội nhóm…
Còn thông thường việc thiết kế không gian mở thường tạo sự kết nối nhanh chóng giữa các team và tạo không gian thoải mái cho nhân viên làm việc, cũng là phương án tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.
Giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp
Khi một doanh nghiệp mới bắt đầu khởi nghiệp thì thường có ít nhân viên từ 5 – 10 người hay 15 người. Thông thường những mô hình văn phòng trọn gói là khá phù hợp để tối ưu diện tích, thời hạn linh hoạt từ 6 tháng cho tới lâu dài.
Nhưng khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn và ổn định hơn với khoảng 20 người thì thuê văn phòng truyền thống sẽ tiết kiệm chi phí hơn, và lúc này bạn cũng cần tính toán diện tích thuê sao cho phù hợp. Bởi thời gian thuê văn phòng truyền thống thường dài từ 2 – 5 năm. Trong khi quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp trẻ, khởi nghiệp lại khó đoán nên hãy tính toán thật kỹ trước khi thuê văn phòng.
Sự mở rộng quy mô trong thời gian ký kết hợp đồng
Đây là nguyên nhân hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng ở không được mà chuyển văn phòng mới cũng không xong. Bởi sự phát triển nhanh chóng hay do chưa tính toán hết trường hợp gia tăng nhân sự trong thời gian thuê hợp đồng mà không gian văn phòng không còn đáp ứng đủ nhu cầu làm việc khiến doanh nghiệp phải chấm dứt hợp đồng sớm. Việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn thường kéo theo hệ lụy là mất cọc hay phải đền bù chi phí cho tòa nhà, đồng nghĩa với việc tốn chi phí.
Đây là yếu tố bắt buộc các doanh nghiệp cần tính toán. Vì vậy hãy tính toán thật chi tiết. Liệu trong tương lai quý doanh nghiệp có còn giữ nguyên quy mô hay không? Kế hoạch nhân sự trong 3 – 5 năm là gì? Bạn hãy dự trù không gian cho kế hoạch gia tăng nhân sự trong 5 năm hay ít nhất là trong thời gian thuê văn phòng.
Và giải pháp thông minh chính là chọn tòa văn phòng có thể cung cấp linh hoạt, cho phép nâng cấp không gian lớn hơn khi bạn cần mà không mất thêm chi phí cọc trước đó.
Có cần không gian phụ trợ hay không?
Doanh nghiệp có cần có phòng họp, phòng tiếp khách, không gian sinh hoạt chung, phòng ăn… hay không? Hay có cần bất kỳ không gian phụ trợ nào khác hay không?
Hãy tính toán thêm con số này dựa vào tính chất doanh nghiệp và văn hóa công ty như thế nào. Thông thường không gian chung sẽ chiếm một diện tích không nhỏ trong văn phòng, hãy tính toán tỉ mỉ dựa trên chi phí nữa để không bị vượt ngân sách thuê hay phải chịu “gánh nặng tài chính” hàng tháng.
—————————————————————————
MIZULAND – VĂN PHÒNG CHO THUÊ TẠI ĐÀ NẴNG
Hotline: 094 232 6060/ 08 5678 0044/ 0918 949 724
mizuland.vn
Địa chỉ: 150 Duy Tân Đà Nẵng
Tham khảo thêm các văn phòng, khách sạn và mặt bằng cho thuê của chúng tôi tại:
| Cho thuê văn phòng đà nẵng | Cho thuê khách sạn đà nẵng | Mặt bằng cho thuê đà nẵng |
